Kaizen - dekalog menedżera IT

Poprzednio, gdy pisałem dlaczego systemy analityczne i badania z użytkownikami są nam potrzebne, wspominałem, że planując aplikacje, trudno będzie nam przewidzieć wszystko. Jak można sobie z tym radzić? Odpowiedź na to pytanie sponsorują dziś literki Kai i Zen.

Czym jest Kaizen?

Kaizen to zlepek dwóch słów, świetnie oddających kwintesencję kryjącej się za nim filozofii. Kai oznacza zmianę, Zen w dużym uproszczeniu medytację, tudzież baczną obserwację. W sumie wychodzi nam coś jak medytacja zmian. No i co w tym dobrego? A to już zależy od spojrzenia. Jednym zmiana w projekcie kojarzy się jedynie z problemami. Co jednak stanie się, jeśli w zmianach zobaczymy świetlistą drogę do tego, by efekty naszego projektu były lepsze? Co jeśli pogodzimy się z naszą omylnością i nauczymy się z nią żyć? Pomoże nam w tym dziesięć zasad Kaizen.

Dekalog Kaizen

  1. Problemy stwarzają możliwości.
  2. Brzmi głupio i niewiarygodnie? No właśnie, czas odrzucić stereotypowe myślenie. Zamiast widzieć w problemie samo zło (to potrafi każdy), przewrotnie poszukaj w nim możliwości. Ostatecznie przysłowie "każdy kij ma dwa końce" musi mieć swoją genezę, prawda? Może więc zaistniały problem pozwoli Ci poszukać jakiś szans, albo w porę uświadomi, że jakieś działanie zwyczajnie nie ma sensu. A jeśli nie, to pamiętaj, że i tak dzięki temu się czegoś nauczysz...
  3. Pytaj pięć razy "Dlaczego?"
  4. Proste odpowiedzi przychodzą szybko, niestety praktyka pokazuje, że nie zawsze w pełni oddają istotę problemu. Czasem warto drążyć temat nieco dłużej, by dojść do źródła, poznać jego istotę. Tylko dzięki temu można znaleźć optymalne rozwiązanie i uniknąć sytuacji rodem z obrazka, pokazującego jak osoby na poszczególnym stadium realizacji zrozumiały dany problem... Nadal brzmi to mało wiarygodnie? Spójrzmy sobie na przykład:
    - Kuleję.
    - Dlaczego?
    - Bo boli mnie noga.
    - Dlaczego?
    - Bo naciągnąłem coś sobie na treningu.
    - Dlaczego?
    - Bo się dobrze nie rozgrzałem.
    - Dlaczego?
    - Bo się spieszyłem.
    - Dlaczego.
    - Bo później miałem umówione spotkanie.
    Kulejesz bo coś Cię boli, czy może jednak dlatego, że źle organizujesz swój czas? Pomyśl nad tym. To całkiem ciekawa technika, potrafiąca pomóc dociec istoty problemu.
  5. Bierz pomysły od wszystkich.
  6. Nie, nie jest tu mowa o plagiacie i kradzieży dóbr intelektualnych, a o schowaniu dumy i przekonania o swej nieomylności do kieszeni. Jest też tu mowa o umiejętności czynnego słuchania. Jako menedżer projektu nie musisz znać się na wszystkim. Budujesz zespół po to, by był dla Ciebie pomocą. Nie bój się pytać ludzi o zdanie. Podejmuj dyskusje także z tymi, którzy najbardziej krytykują Twoje pomysły- skoro są tak pewni swego, być może mają dla Ciebie jakieś ciekawe rozwiązanie, które warto wdrożyć. Wyjdź poza swój hermetyczny świat i miej otwarty umysł. Tylko tak nabierzesz świeżości i spojrzysz na projekt z innej perspektywy. A to przepuszczone przez filtr Twojej wiedzy i doświadczenia może zaowocować czymś naprawdę dobrym.
  7. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia.
  8. Większość z nas lubi marzyć, prawda? Czy to przykazanie zmusza nas do porzucenia marzeń? Otóż nie. Marz dalej, snuj wielkie, dalekosiężne plany, tylko pamiętaj, że zbliżanie się do nich małymi, ale częstszymi krokami jest nie tylko bezpieczniejsze, ale i bardziej motywujące. Wolisz czekać 3 lata na jeden wielki sukces (którego być może nigdy nie doczekasz...), czy co kwartał otwierać butelkę szampana? Małe kroki też zbliżają Cię do dalekosiężnego celu... Szukaj więc rozwiązań, które choć może nie są perfekcyjne, to są Ci po drodze, zbliżają Cię do Twojego celu.
  9. Odrzucaj ustalony stan rzeczy.
  10. To jedno z moich ulubionych przykazań. I wcale nie mam natury rewolucjonisty... Po prostu wrodzona dociekliwość nie pozwala mi zadowolić się stwierdzeniem, że coś musi jakoś być, bo tak było zawsze... Wszystko jest przecież zmienne! A my mamy owe zmiany medytować. Musisz się uczyć i być czujnym, nie traktować nic jako pewnik. Nie odwzorowuj ślepo zastanych procesów w tworzonym oprogramowaniu. Potraktuj informatyzację jako okazję do optymalizacji.
  11. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne.
  12. Zawsze łatwiej powiedzieć "nie da się", niż poszukać rozwiązania. Każde "nie da się" trzeba jednak prędzej czy później jakoś uargumentować. Zamiast tracić energię na to, dlaczego się nie da, skoncentruj się na tym, co można zrobić, żeby się dało. Narzekanie jest prostsze i wygodniejsze od szukania rozwiązań. Wolisz być marudą, czy działać?
  13. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne.
  14. Ideały nie istnieją! Każda Twoja decyzja będzie obarczona pewnym ryzykiem, nawet najlepszy biznesplan pozostanie tylko planem. Szkoda tracić czas na perfekcję. Lepiej realizować, analizować i wprowadzać zmiany niż utknąć po wsze czasy na etapie planowania.
  15. Użyj sprytu zamiast pieniędzy.
  16. Zamiast myśleć "Gdybym tylko miał..." weź się w garść, zejdź na ziemię, zobacz co masz i zrób to tym. Nie sztuką jest rozdmuchać budżet projektu pod niebiosa. Sztuką jest zoptymalizować wydatki...
  17. Pomyłki koryguj na bieżąco.
  18. Popełniłeś błąd. Nic przyjemnego. Czujesz się z tym źle. Po głowie chodzi Ci, że może jakoś jeszcze uda się to zamieść pod dywan... Tylko po co? Trup z szafy i tak kiedyś wypadnie, tylko z większym hukiem i smrodem. Do tego pewnie przez niego pojawią się kolejne trupy.
    Mamy prawo się mylić. Przyznaj się więc do błędu, zaplanuj to, co można zrobić, aby zminimalizować jego skutki, poinformuj i nie bój się przeprosić kogo trzeba. Wyciągnij wnioski, podnieś się, otrzep z brudu i idź dalej.
    A poważanie zastanów się, czy to co robisz ma sens, dopiero wtedy, gdy drugi raz upadniesz tak samo...
  19. Ulepszanie nie ma końca.
  20. I dobrze! Dzięki temu ktoś nam nadal chce płacić za to, że siedzimy w swoich jaskiniach ;)
    Zmieniają się technologie, ludzie, moda. Rośnie Twoja wiedza i doświadczenie. Medytuj zmiany i idź w stronę ideału.

Komentarze